Privacy reglement Kwart(je) & Trio Triathlon Anna Paulowna

Paragraaf 1

Aan de in dit reglement gebruikte begrippen komt de volgende betekenis toe.

1.1   Persoonsgegevens: ten behoeve van de inschrijving door de deelnemer verstrekte gegevens, voor zover die voor de inschrijving worden opgevraagd, betreffende een geïdentificeerde o identificeerbare natuurlijke persoon
1.2   De wet: de wet van 6 juli 2000, houdende regels inzake de bescherming van persoonsgegevens
1.3   Bestuur: Het bestuur van de stichting Kwart & Trio Triathlon Anna Paulowna ingeschreven KvK nr 41239639)
1.4  Deelnemer: Degene die blijk geeft van de wens tot inschrijving voor deelname aan het Kwart(je)-  of Trio Triathlon en waarvan deelname wordt geaccepteerd
1.5   Startnummer: Het aan de ingeschreven individuele- en Triodeelnemer(s) toegekende nummer waarmee door het wedstrijdsecretariaat een relatie wordt gelegd met de persoonsgegevens
1.6   Inschrijving: de verwerking van de gevraagde gegevens op de vastgestelde wijze van een deelnemer ten behoeve van deelname aan het Kwart(je)- of Trio Triathlon
1.7   Wedstrijdsecretariaat: Bureau dat onder verantwoordelijkheid van het bestuur de persoonsgegevens verwerkt of door een door het bestuur aangewezen verwerker doet verwerken

Paragraaf 2

2.1   De persoonsgegevens worden door het bestuur in overeenstemming met de wet en met inachtneming van het recht van iedere deelnemer op bescherming van zijn privacy op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt, uitsluitend met het doel om de inschrijving van en de deelname aan het Kwart(je)- of Trio Triathlon te bevorderen, ter controle en ter handhaving van de naleving van de reglementen.
2.2   De persoonsgegevens worden niet (verder) verwerkt op een wijze die niet verenigbaar is met het doel waarvoor zij zijn verkregen.

Paragraaf 3

3.1   Het verwerken van de persoonsgegevens voor statistische- en uitslagverwerkingen, welke in directe relatie staan met het Kwart(je)- en Trio Triathlon, en geheel of gedeeltelijk gescheiden onder verantwoordelijkheid van het bestuur, is toegestaan
3.2   Het bestuur geeft in gevallen in dit artikel bedoeld blijk van een beoordeling in de zin van artikel9 lid2 van de wet.

Paragraaf 4

4.1   Het bestuur neemt dusdanige technische en organisatorische maatregelen dat de persoonsgegevens afdoende zijn beveiligd tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.
4.2   Het bestuur bevordert hetgeen in vorige lid is bepaald eveneens ingeval bij de verwerking een externe verwerker is betrokken

Paragraaf 5

5.1   Het bestuur ziet erop toe dat de persoonsgegevens niet langer worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de deelnemer te identificeren, dan noodzakelijk is om uitvoering te geven aan hetgeen is bepaald in artikel 3
5.2   Uiterlijk in week 52 van het jaar waarin het evenement plaats vindt zullen alle persoonsgegevens verwijderd/vernietigd worden.

Paragraaf 6.

6.1   Tot de persoonsgegevens hebben uitsluitend toegang degenen die daartoe door het bestuur zijn aangewezen.
6.2   Zij nemen bij de kennisneming van de persoonsgegevens een geheimhouding in acht, behoudens ieders verantwoordelijkheid voor de wet.

Paragraaf 7

7.1   Het wedstrijdsecretariaat treft de nodige maatregelen opdat de persoonsgegevens juist en nauwkeurig worden verwerkt. Daartoe kan zij (afschriften van) andere bewijsdocumenten aan de deelnemer verzoeken.
7.2   Informatieverschaffing met betrekking tot de startnummers aan derden geschiedt alleen onder verantwoordelijkheid van het bestuur en geschiedt uitsluitend op een wijze die niet leidt tot het bekend worden van andere achterliggende persoonsgegevens dan de geslachtsnaam en de woonplaats van de deelnemer, behoudens de verantwoordelijkheid van het bestuur voor de wet, alsmede ingeval van zodanige calamiteit dat een deelnemer met spoed dient te worden getraceerd.

Paragraaf 8

8.1  De deelnemer verleent door de inschrijving ondubbelzinnig toestemming voor het verwerken van de beschikbaar gestelde gegevens in overeenstemming, met het doel van de verwerking.
8.2   De deelnemer kan, niettegenstaande zijn eerdere toestemming, bij het bestuur gemotiveerd bezwaren kenbaar maken tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens.
8.3   De deelnemer heeft het recht om overeenkomstig het bepaalde in artikel 35 van de wet te vernemen welke persoonsgegevens van hem zijn verwerkt, alsmede overeenkomstig artikel 36 wijziging of schrapping te verzoeken.
8.4   De schrapping geld niet voor de persoonsgegevens waarover het bestuur moet beschikken teneinde de reglementen adequaat te kunnen toepassen.

Paragraaf 9

9.1   Het bestuur stelt de persoonsgegevens van de deelnemer in beginsel niet beschikbaar aan derden
9.2   Het voorgaande lid geld niet voor die derden, die nauw aan het Kwart(je) & Trio Triathlon zijn gelieerd, de rechtspersoonlijkheid van vereniging hebben en binnen de doelomschrijving van de verwerking van de persoonsgegevens vallen.

Paragraaf 10

10.1        Ten behoeve van de persvoorlichting stelt het bestuur informatie beschikbaar over bijzondere deelnemers, zoals de jongste mannelijk en/of vrouwelijke deelnemer, de oudste mannelijke en vrouwelijke deelnemer, al dan niet in voorkomende gevallen op nationaliteit, alsmede over de deelnemers die bijzondere prestaties willen leveren, voorzover dit laatste in redelijkheid onder de aandacht van de pers dient te worden gebracht.
10.2.1      Het bestuur treedt voor het Kwart(je) & Trio Triathlon met de bijzondere deelnemer, of diens (wettelijk) vertegenwoordiger in contact, teneinde te vernemen in welke mate betrokkene bescherming van zijn persoonsgegevens en/of portretrecht wenst en op welke wijze het bestuur daarin in redelijkheid kan voorzien

Paragraaf 11

11.1        Voorzover andere dan identificerende gegevens de deelnemer betreffende zijn verkregen worden ook die gegevens zoveel mogelijk met in achtneming van het bij of krachtens de wet bepaalde verwerkt, en niet (verder0 verwerkt op een wijze die niet verenigbaar is met het doel waarvoor zij zijn verkregen.
11.2        Onder een gegeven bedoeld in het eerste lid is mede de informatie begrepen die tijd de Kwart & Trio Triathlon door middel van telecommunicatie en/of een technisch hulpmiddel wordt verkregen en die dient te bepaling van een plaats, althans van het deel vaan het parcours waarop de deelnemer zich bevindt.

Paragraaf 12

12.1        Wanneer sprake is van een portretrecht van een deelnemer, bedoeld in de Auteurswet 1912, worden door het bestuur slechts in het belang van promotionele of voorlichtende doeleinden van het Kwart(je) & Trio Triathlon aangewend.
12.2        De deelnemer verleent conform de voorwaarden van inschrijving toestemming voor het gebruik van zijn beeltenis.
12.3        De deelnemer kan, niettegenstaande zijn eerdere ondubbelzinnige toestemming bij het bestuur gemotiveerd bezwaren kenbaar maken tegen het gebruik van zijn beeltenis.

Paragraaf 13

13.1           In gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het bestuur
13.2           Dit reglement kan worden aangehaald als het privacyreglement Kwart(je) & Trio Triathlon Anna Paulowna